Reglement

Het Reglement met betrekking tot de provinciale prijzen voor De Warmste Vrijwilliger van de provincie Oost-Vlaanderen wordt als volgt vastgesteld door de Provincieraad van 21 juni 2017 :

Artikel 1 – Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° vrijwilligerswerk: elke activiteit:
a) die onbezoldigd en onverplicht wordt verricht;
b) die verricht wordt ten behoeve van één of meer personen, andere dan degene die de activiteit verricht, van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel;
c) die ingericht wordt door een organisatie anders dan het familie- of privé-verband van degene die de activiteit verricht;
d) en die niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie wordt verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling;
2° vrijwilliger: elke natuurlijke persoon die vrijwilligerswerk verricht;
3° organisatie: elke feitelijke vereniging, privaatrechtelijke of publiekrechtelijke rechtspersoon zonder winstoogmerk die werkt met vrijwilligers;
4° feitelijke vereniging: elke vereniging zonder rechtspersoonlijkheid van 2 of meer personen die in onderling overleg een activiteit organiseren met het oog op de verwezenlijking van een onbaatzuchtige doelstelling, met uitsluiting van enige winstverdeling onder haar leden en bestuurders, en die een rechtstreekse controle uitoefenen op de werking van de vereniging;
5° kwetsbare groep: groep van natuurlijke personen die zich op een of andere manier in een kwetsbare positie bevinden omwille van financiële, lichamelijke, sociale of andere redenen. Worden onder meer beschouwd als kwetsbare groepen: kansarmen, zieken, vluchtelingen, alleenstaande moeders, senioren, personen met een lichamelijke en/of verstandelijke beperking, personen met psychische problemen, personen die betrokken zijn bij huishoudelijk geweld, gedetineerden. Deze opsomming is niet limitatief.

Artikel 2 – Voorwerp
De Provincie Oost-Vlaanderen reikt in 2017 de volgende prijzen uit aan de 5 door de jury gerangschikte laureaten:
1° de juryprijs voor De Warmste Vrijwilliger wordt uitgereikt aan de laureaat die door de jury als 1ste wordt gerangschikt. Aan deze prijs is een waardebon van 250 EUR verbonden en een provinciale trofee;
2° de publieksprijs voor De Warmste Vrijwilliger wordt uitgereikt aan de laureaat die door het publiek na een publieksstemming als 1ste wordt gerangschikt. Als de winnaar van de publieksprijs dezelfde laureaat is als de winnaar van de juryprijs, wordt de juryprijs uitgereikt aan de laureaat die door de jury als 2de wordt gerangschikt. Aan deze prijs is een waardebon van 250 EUR verbonden en een provinciale trofee;
3° de overige 3 laureaten ontvangen enkel een provinciale trofee.

Artikel 3 – Mogelijke kandidaten
Komen in aanmerking voor deze prijzen: vrijwilligers die hun woonplaats hebben in de provincie Oost-Vlaanderen, die aandacht hebben voor kwetsbare groepen en die het grootste deel van hun vrijwilligerswerk verrichten in de provincie Oost-Vlaanderen.

Artikel 4 – Kandidaturen
Alle kandidaturen moeten tegen uiterlijk vrijdag 6 oktober 2017 via het daartoe bestemde formulier worden ingediend of voorgedragen op de website www.dewarmstevrijwilliger.be.
De datum van de invulling van het formulier op de website geldt als bewijs van de datum van indiening of voordracht.

Artikel 5 – Eventuele preselectie
Indien nodig zal een werkgroep, samengesteld uit ambtenaren van de Provincie Oost-Vlaanderen, overgaan tot een preselectie van de ingediende en voorgedragen kandidaten. Hierbij zorgt de werkgroep ervoor dat het totaal aantal door de jury te beoordelen kandidaten wordt herleid tot maximum 30.
Minstens 1 week voor de bijeenkomst van de jury worden de volledig ingevulde formulieren van de ingediende en voorgedragen kandidaten, al dan niet herleid tot maximum 30 kandidaten, bezorgd aan de leden van de jury.

Artikel 6 – Jury
De ingediende en voorgedragen kandidaten, al dan niet herleid tot maximum 30 kandidaten, worden op voorhand beoordeeld en geselecteerd door een jury, waarvan de leden worden aangesteld door de Deputatie, op voordracht van de directie Welzijn, Gezondheid, Wonen, Jeugd en Ontwikkelingssamenwerking.
Deze jury bestaat uit een aantal stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden, samengesteld als volgt:
1° de Gedeputeerde voor ontwikkelingssamenwerking, toerisme, welzijn en jeugd, wonen en gezondheid, voorzitter van de jury;
2° de Gouverneur van de Provincie Oost-Vlaanderen;
3° 3 personen met een bijzondere expertise inzake de kwetsbare groepen zoals omschreven in artikel 1, 5°;
4° 1 personeelslid van de directie Welzijn, Gezondheid, Wonen, Jeugd en Ontwikkelingssamenwerking, secretaris van de jury.
Deze jury kan slechts beraadslagen en beslissen indien minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is. De secretaris van de jury heeft geen stemrecht.

Artikel 7 – Beoordeling, selectie en rangschikking door de jury
De jury komt samen en beoordeelt de ingediende en  voorgedragen kandidaten, al dan niet herleid tot maximum 30 kandidaten, aan de hand van de volgende criteria:
1° de impact van het vrijwilligerswerk op de omgeving;
2° het soort verantwoordelijkheid die de vrijwilliger opneemt;
3° de mate waarin door het vrijwilligerswerk mensen worden samengebracht en sociaal isolement wordt tegengegaan;
4° de mate waarin door het vrijwilligerswerk kwetsbare groepen worden ondersteund door de integratie van deze kwetsbare groepen in de samenleving;
5° de mate waarin door het vrijwilligerswerk kwetsbare groepen gelijk worden behandeld door vooroordelen en taboes over deze kwetsbare groepen te doorprikken.
Na deze beoordeling gaan de stemgerechtigde leden van de jury over tot een selectie en vervolgens een rangschikking van de 5 laureaten voor de juryprijs zoals omschreven in artikel 2, 1°. De jury rangschikt deze laureaten van 1 tot 5, waarbij de beste laureaat op de 1ste plaats wordt gezet. In geval van staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.

Artikel 8 – Bekrachtiging door de Deputatie
Op basis van het resultaat van de stemming deelt de jury de rangschikking van de 5 laureaten mee aan de Deputatie.
De Deputatie neemt kennis van deze rangschikking en bekrachtigt haar. Deze rangschikking is bepalend voor de toekenning van de juryprijs zoals omschreven in artikel 2, 1°.
Over deze rangschikking zelf wordt niet gecommuniceerd.

Artikel 9 – Publieksstemming
Vervolgens worden de 5 laureaten in alfabetische volgorde op de website www.dewarmstevrijwilliger.be geplaatst.
Hierna krijgt iedereen de kans om deel te nemen aan de publieksstemming, dit door het uitbrengen van zijn stem op deze website. Het resultaat van deze publieksstemming is bepalend voor de toekenning van de publieksprijs zoals omschreven in artikel 2, 2°.

Artikel 10 – Bekendmaking en uitreiking
De wijze van de bekendmaking en de uitreiking van de juryprijs en de publieksprijs worden verder uitgewerkt door de Deputatie.
Indien de laureaten of de vertegenwoordigers van de laureaten niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn tijdens deze bekendmaking en uitreiking, kunnen zij zich bij gemotiveerde verhindering laten vervangen door iemand van hun keuze.
De prijzen zoals omschreven in artikel 2 worden geschonken door de Provincie Oost-Vlaanderen.

Artikel 11 – Verbintenissen van de laureaten
De laureaten verbinden zich ertoe:
1° deel te nemen aan de fotoreportage en andere vormen van communicatie voorafgaand aan:
a) de voorstelling van de laureaten op de website www.dewarmstevrijwilliger.be, voorafgaand aan de publieksstemming zoals omschreven in artikel 9;
b) de bekendmaking en uitreiking zoals omschreven in artikel 10;
2° de naam en/of het logo van de Provincie Oost-Vlaanderen op herkenbare wijze te vermelden en/of aan te brengen op alle communicatie die wordt gevoerd met betrekking tot de provinciale prijzen voor De Warmste Vrijwilliger.

Artikel 12 – Aanvaarding van het reglement
Door de indiening of de voordracht van een kandidatuur aanvaarden de kandidaten en diegenen die hen hebben voorgedragen dit reglement. De beslissingen van de jury en de Deputatie zijn definitief en kunnen niet het voorwerp uitmaken van enige discussie of juridisch geschil.

Artikel 13 – Exoneratiebeding
De Provincie Oost-Vlaanderen kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van wijzigingen aan of annulering van de provinciale prijzen voor De Warmste Vrijwilliger wegens overmacht.

Artikel 14 – Betwistingen
De Deputatie beslist over alle betwistingen met betrekking tot de toepassing van dit reglement.

Artikel 15 – Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2017 en is van toepassing op de editie van de provinciale prijzen voor De Warmste Vrijwilliger voor 2017.

Druk af